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Assurés | Gestion de mon contrat

Nous vous assurons des délais de traitements maîtrisés et respectés :

  • Frais médicaux télétransmis : moins de 24 heures
  • Frais médicaux transmis via l’espace assuré ou courrier : 2 jours ouvrés
  • Accord de prise en charge en instantané
  • Devis : 2 jours ouvrés
  • Gestion administrative du dossier santé (mise à jour, affiliation, résiliation, portabilité…) : entre 2 et 4 jours ouvrés
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– Mandat de prélèvement SEPA accompagné du RIB (si prélèvement des cotisations directement sur votre compte bancaire).

– Pour affilier un ayant droit en concubinage nous avons besoin d’un justificatif de domicile commun au deux noms (ex: facture d’eau…) ou une copie du contrat du PACS (accompagné de l’attestation de droit à la sécurité sociale).

– Pour affilier un enfant majeur nous avons besoin du certificat de scolarité (accompagné de de l’attestation de sécurité sociale), de son contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, de son attestation d’inscription et du justificatif d’indemnisation ou de non indemnisation au pôle emploi, ainsi que de sa carte d’invalidité.

– Pour affilier un enfant de moins de 18 ans nous avons besoin de l’attestation de droit de la sécurité sociale.

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Toute demande d’affiliation d’option doit être faite via votre espace Assuré ou via l’application mobile.

Vous devez l’effectuer avant le 31 octobre, mais elle ne prendra effet qu’au 1er janvier de l’année suivante.

Un mandat de prélèvement daté et signé doit également accompagner votre demande. Celui-ci est à disposition sur votre espace assuré.

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Si la cotisation de vos ayants droit est gérée sur votre compte bancaire, la demande de résiliation doit émaner de l’assuré principal. Vous pouvez l’effectuer via son espace Assuré ou bien via l’application mobile. 

Mais, si la cotisation de vos ayants droit est gérée sur votre bulletin de salaire, il convient de vous rapprocher de votre bureau du personnel.

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Toute demande de résiliation d’option peut être faite via votre espace Assuré ou via l’application mobile. Mais votre demande ne sera prise en compte que si vous l’effectuez avant le 31 octobre. La résiliation sera donc effective au dernier jour du mois de l’année en cours.

 

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C’est à l’employeur de fournir l’attestation de mutuelle obligatoire.

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La demande de résiliation de votre contrat doit passer directement par votre employeur.

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Nous ne prenons pas en charge les bénéficiaire de l’ACS mais nous pouvons vous orienter vers APRIA (gestionacs@apriarsa.fr) qui gère les bénéficiaires ACS.
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Le changement d’adresse peut être saisi sur votre espace Assuré, mais aussi via l’application mobile.

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il convient d’aller sur le site www.ameli.fr puis de télécharger votre attestation de carte vitale.

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Lorsque vous avez fait votre changement de caisse, il faudra alors nous adresser votre nouvelle attestation de carte vitale. Nous pourrons alors établir la connexion avec votre nouvelle caisse de Sécurité Sociale. 

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Assurés | Extranet Assuré

Vos codes d’accès se trouvent sur le courrier que vous avez reçu avec votre carte de tiers payant.

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Il convient d’aller sur “j’ai perdu mes accès de connexion” et de réinitialiser votre mot de passe.

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Il convient d’aller dans l’espace assuré, puis de cliquer sur le bouton « ma première connexion ».

Vous devez rentrer votre numéro adhérent ainsi que votre code d’accès.

Puis suivre la procédure afin de créer votre mot de passe.

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Assurés | Télétransmission

C’est un échange de données entre la Sécurité Sociale et la mutuelle.

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Afin de bénéficier de la télétransmission, vous devez nous faire parvenir votre attestation de carte vitale à jour. Vous pouvez nous le transmettre via votre espace assuré ou sur l’application mobile.

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Il convient de nous adresser sa nouvelle attestation de carte vitale à jour. Suite à cela nous établirons la télétransmission avec la caisse de votre enfant et vous adresserons un nouvelle carte de tiers payant à jour.

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Il convient de contacter votre ancienne mutuelle et de demander la suppression de la télétransmission.

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A ce jour, Hemos Santé ne gère pas le double rattachement. Il convient de choisir le numéro de Sécurité Sociale avec lequel vous souhaitez la télétransmission

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Il convient de nous contacter via votre espace assuré ou application mobile.

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Assurés | Mes garanties

Afin de percevoir vos remboursements de soins dentaire (couronne, bridge, implant..), vous devez nous transmettre une facture acquittée par votre dentiste.

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Il convient de nous transmettre le bordereau de facturation S3404, acquitté par votre établissement de soin.

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Vous pouvez le télécharger sur votre espace en ligne ou vous rapprocher de votre bureau du personnel.

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Afin d’obtenir votre remboursement pour un équipement optique, vous devez nous fournir votre facture acquittée ainsi que votre prescription médicale à jour.

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La validité d’une ordonnance dépend de l’âge.

Elle est valable 1 an pour les patients moins de 16 ans, 5 ans pour les patients de 16 à 42 ans et 3 ans pour les patients de plus de 42 ans.

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La validité d’une ordonnance de lentille dépend de l’âge du patient.

Elle est valable  1 an pour les patients de moins de 16 ans, et valable 3 ans pour les patients de plus de 16 ans.

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Le PMSS correspond au plafond mensuel de la sécurité sociale.

C’est un indice qui sert de base de calcul de plusieurs prestations notament sur les remboursements des mutuelles d’entreprise.

Pour l’année 2019 il est de 3377€, il sera de 3428€ pour l’année 2020.

Par exemple votre garantie prévoit un remboursement de 15% du PMSS pour votre remboursement optique.

Votre remboursement sera de 506.55€ pour l’année 2019.

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Assurés | Cotisations

Une mise en demeure va vous être adressée pour régulariser votre situation.

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Pour modifier votre RIB, vous devez nous faire parvenir un nouveau mandat de prélèvement, accompagné de votre RIB. Vous pouvez désormais effectuer cette démarche via votre espace assuré ou l’application mobile.

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Vous pouvez effectuer la modification via votre espace assuré ou via l’application mobile.

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L’assuré principal du contrat peut effectuer une demande par mail ou par courrier en joignant le RIB associé.

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Vous venez de recevoir votre échéancier.

Il se compose de trois champs:

Le premier se trouvant à gauche de votre échéancier correspond au détail de vos cotisations, les frais de gestion, votre contrat de base incluant vos ayants droit et votre option si vous en avez une.

Le second à droite de votre échéancier correspond au montant des cotisations prélevées chaque mois par HEMOS SANTE.

Enfin le dernier champs reprend la cotisation annuelle totale comprenant les trois éléments cités ci-dessus. Ce montant n’est pas à régulariser en une seule fois, il correspond à vos douze échéances.

 

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Assurés | Portabilité

Attestation retour à l’emploi à obtenir auprès de Pôle Emploi (joindre un exemple) pour l’ouverture du contrat de portabilité.

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Pour bénéficier de la portabilité, vous devez être inscrit à pôle emploi et donc bénéficier d’indemnisation du pôle emploi.

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Pour résilier le contrat de portabilité, vous devez nous en faire la demande. Vous pouvez, par conséquent, en faire la demande directement sur votre espace assuré ou encore sur l’application.

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La portabilité est au prorata de la durée du contrat de travail.  

Elle peut être d’un maximum de 12 mois.

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Assurés | Tiers Payant

C’est un dispositif qui permet à l’assuré de ne pas avancer les frais.

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Il convient de présenter votre carte de tiers payant au professionnel de santé.

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Vous disposez d’une application et d’un extranet sur lequel est disponible votre carte de tiers payant

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Vous pouvez obtenir une nouvelle carte de tiers payant sur votre espace assuré.

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Oui, rien ne change sur votre carte de tiers payant. Cependant, nous vous invitons à prendre contact avec nous afin de mettre à jour votre adresse postale.

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DRH

En fonction de votre assureur, il peut bénéficier de la loi Evin ou d’un contrat particulier. Pour plus de renseignement, il convient de vous rapprocher de votre courtier.

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Il convient de procéder à la résiliation de votre salarié via votre espace entreprise.

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En fonction du motif de départ, votre salarié peut bénéficier de la portabilité s’il est indemnisé par Pôle Emploi.

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Il est à disposition sur votre espace entreprise, rubrique “Facture”.

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Je vous invite à regarder la vidéo de l’espace extranet entreprise sur notre page vidéos.

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DSN

La DSN regroupe toutes les informations issues du bulletin de paie, le détail des rémunérations versées, les cotisations à Pôle emploi ou à l’Urssaf, le collège (technicien, employé, cadre…) auquel se rattache le salarié, l’option qu’il a choisie en termes de couverture complémentaire.

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La fiche de paramétrage DSN est disponible sur net-entreprises.fr et est accessible à partir du tableau de bord en cliquant sur le lien « Accéder aux fiches de paramétrage ». Elles est téléchargeable au format .xml et .pdf.
Dans le cas contraire, nous vous invitons à contacter Yves-Marie ou Jordan au 02 49 10 12 83 ou dsn@hemossante.fr qui vous guideront pour obtenir votre fiche de paramétrage DSN ainsi qu’à finaliser le paramétrage de votre logiciel de paie si besoin.

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Oui car l’information du montant de la cotisation déclarée figure dans la DSN du dernier mois du trimestre à payer.

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Vous pouvez contacter Yves-Marie FOUILLARD et Jordan THIBAUD ou encore envoyer un mail à dsn@hemossante.fr.

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La déclaration sociale nominative (DSN) ,  est un échange de données informatisé (EDI) , qui vise à remplacer la majorité des déclarations sociales françaises périodiques ou événementielles issues du système d’information de gestion des ressources humaines des employeurs .

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Courtiers

Nous travaillons avec la grande majorité des acteurs du marché et ouvrons régulièrement des nouvelles délégations de gestion.

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Vous bénéficiez d’un appui technique et commercial pour le suivi de votre portefeuille client.
Sur la partie commerciale, nous vous accompagnons en RDV chez vos clients pour présenter Hémos Santé, ses atouts et ses services.
Sur l’aspect technique et la gestion quotidienne de votre dossier, vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié joignable au 02 49 10 12 86 ou via formulaire.

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Hemos santé vous adresse un pack complet de souscription : livret d’information pour les salariés, fonctionnalités, coordonnées, tableau de garanties, bulletin d’adhésion (papier en ligne)

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Hémos s’engage à fournir une fois par an à chaque courtier ses comptes de résultat . A la demande , Hémos Santé peut également fournir des comptes de résultat trimestriels et semestriels .

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Contactez Mme MERRIEN (neetu.merrien@hemossante.fr) , chargée de clientèle . 

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Compagnies d'assurance

Assurance 

Hémos Santé a souscrit une garantit Responsabilité Civile, ainsi qu’une garantie financière pour l’activité de gestion déléguée. 

Lutte anti blanchiment et financement du terrorisme 

Hémos Santé a désigné un déclarant et un correspondant TRACFIN et a formé son personnel sur ce dispositif. 

Traitement des réclamations

Hémos Santé dispose d’un service dédié aux réclamations et d’une BAL dédiée. 

Les modalités d’information, y compris la médiation sont communiqués aux clients, assurés, prestataires, sur les documents de communication et à disposition sur le site Extranet. 

Secret médical 

Les équipes d’Hémos Santé sont sensibilisées et formées au secret médical et à la confidentialités des données. Chaque collaborateur s’engage à l’embauche à respecter ce dispositif en signant une charte. 

CNIL – RGPD

Hémos Santé a déclaré un délégué à la protection des données, et tient un registre des traitements RGPD.

CONTRÔLE INTERNE

Hémos Santé a mis en place un dispositif de contrôle interne et externe.

Des actions sont menées ;

  • selon un planning déterminé et structuré (typologie de contrôle, fréquence, durée du contrôle, date).
  • Des contrôles de second niveau sont également opérés.
  • Une politique de prévention et de détection est menée en interne

 

Un rapport d’activité est établi et remis au porteur de risque.

 

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PLAN DE CONTINUITE D’ACTIVITES (PCA) – SECURITE DES DONNEES

Hémos Santé a établi un plan de continuité d’activités : schéma, process, permettant en cas de survenance d’un d’évènement, de mettre en œuvre la reprise d’activité, dans les délais impartis.

D’autre part, une procédure de remontées d’incidents est également existante : traçabilité des incidents, délais de traitements, instance de traitements, clôture des incidents.

 

CARTOGRAPHIE DES RISQUES

Une cartographie des risques a été établie et mentionne la criticité du risque. Elle fait l’objet d’une MAJ selon les évolutions structurelles, techniques, et réglementaires.

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Un plan de formation Métier est déroulé pour chaque collaborateur. Il recense l’ensemble des activités de gestion et la durée d’apprentissage permettant d’atteindre les acquis.

Mensuellement, une évaluation des acquis est réalisée entre le Responsable de service et le collaborateur, afin de se situer sur l’avancement du savoir-faire technique.

De même, une évaluation est réalisée sur le Savoir Etre permettant une montée en compétences du collaborateur : intégration, communication/relations, organisation, autonomie.

Des formations internes et externes sont organisées en collaboration avec le service Ressources Humaines selon les budgets formations alloués et selon le contexte réglementaire.

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Grâce à l’outil MAESTRO (SI) et FIDELITY REPORT (téléphonie) , base décisionnelle, HEMOS SANTE est en mesure d’extraire les données et de les restituer à chaque porteur de risque, selon la fréquence déterminée, autant sur la démographie, les contrats, les cotisations, les prestations…

 

Les données pouvant être restituées sont autant quantitatives que qualitatives.

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Hémos Santé fonctionne avec les normes suivantes :

  • Liquidations avec l’organisme de tiers payant ALMERYS : norme B2
  • Restitutions au porteur de risque des prestations décaissées: PRDG, version Santé ADS version 2.8
  • Flux DSN opérationnels : fiches de paramétrage XML, réception des flux mensuels et évènementiels, déploiement de l’injection des déclarations des effectifs dans le SI.

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Des tableaux de bord à disposition dans l’outil de gestion, ainsi que des tableurs de reporting d’activité sont exploités par les managers et Direction, afin d’optimiser la gestion des stocks et répondre aux engagements fixés sur les délais de traitement.

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