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Assurés | Gestion de mon contrat

Nous vous assurons des délais de traitements maîtrisés et respectés :

  • Frais médicaux télétransmis : moins de 24 heures
  • Frais médicaux transmis via l’espace assuré ou courrier : 2 jours ouvrés
  • Accord de prise en charge en instantané
  • Devis : 2 jours ouvrés
  • Gestion administrative du dossier santé (mise à jour, affiliation, résiliation, portabilité…) : entre 2 et 4 jours ouvrés
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– Mandat de prélèvement SEPA accompagné du RIB (si prélèvement des cotisations directement sur votre compte bancaire).

– Pour affilier un ayant droit en concubinage nous avons besoin :

  • d’un justificatif de domicile commun au deux noms (ex: facture d’eau…)
  • une copie du contrat du PACS (accompagné de l’attestation de droit à la sécurité sociale).

– Pour l’affiliation d’un enfant majeur nous avons besoin :

  • du certificat de scolarité (accompagné de de l’attestation de sécurité sociale)
  • de son contrat d’apprentissage ou de professionnalisation s’il s’agit d’un étudiant.
  • son attestation d’inscription et du justificatif d’indemnisation ou de non indemnisation au pôle emploi, ainsi que de sa carte d’invalidité.

– Un enfant de moins de 18 ans peut être affilier grâce à l’attestation de droit à la sécurité sociale.

 

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Toute demande d’affiliation d’option doit être faite via votre espace Assuré ou via l’application mobile.

Vous devez l’effectuer avant le 31 octobre, mais elle ne prendra effet qu’au 1er janvier de l’année suivante.

Un mandat de prélèvement daté et signé doit également accompagner votre demande. Celui-ci est à disposition sur votre espace assuré.

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Si la cotisation de vos ayants droit est gérée sur votre compte bancaire, la demande de résiliation doit émaner de l’assuré principal. Vous pouvez l’effectuer via son espace Assuré ou bien via l’application mobile. 

Mais, si la cotisation de vos ayants droit est gérée sur votre bulletin de salaire, il convient de vous rapprocher de votre bureau du personnel.

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Toute demande de résiliation d’option peut être faite via votre espace Assuré ou via l’application mobile. Mais votre demande ne sera prise en compte que si vous l’effectuez avant le 31 octobre. La résiliation sera donc effective au dernier jour du mois de l’année en cours.

 

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C’est à l’employeur de fournir l’attestation de mutuelle obligatoire.

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La demande de résiliation de votre contrat doit passer directement par votre employeur.

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Nous ne prenons pas en charge les bénéficiaire de l’ACS mais nous pouvons vous orienter vers APRIA (gestionacs@apriarsa.fr) qui gère les bénéficiaires ACS.
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Le changement d’adresse peut être saisi sur votre espace Assuré, mais aussi via l’application mobile.

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il convient d’aller sur le site www.ameli.fr puis de télécharger votre attestation de carte vitale.

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Lorsque vous avez fait votre changement de caisse, il faudra alors nous adresser votre nouvelle attestation de carte vitale. Nous pourrons alors établir la connexion avec votre nouvelle caisse de Sécurité Sociale. 

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Votre mandat de prélèvement est nécessaire lorsque vous devez affilier vos ayants droit et/ou votre option.  

Le premier encadré correspond à l’assuré. Vous devez renseigner votre nom, prénom et numéro de sécurité sociale. 

Le second correspond au créancier, soit HEMOS SANTE, il n’est donc pas nécessaire de le remplir. 

Le troisième encadré correspond à vos coordonnées bancaires. Complétez le nom de votre banque, l’adresse, votre IBAN et BIC, puis daté et signé votre mandat.

Celui-ci doit être impérativement complété pour que le mandat soit accepté.

Vous devez systématiquement envoyer le mandat de prélèvement avec le relevé d’identité bancaire.

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Le numéro de Sécurité sociale peut avoir différents nom. Il est appelé le NIR par exemple, qui signifie Numéro d’Inscription au Répertoire. Ou bien encore le numéro INSEE

 

 

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Assurés | Extranet Assuré

Vos codes d’accès se trouvent sur le courrier que vous avez reçu avec votre carte de tiers payant.

Si vous avez perdu votre courrier, il convient de prendre contact auprès de nos services.

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Il convient d’aller sur “j’ai perdu mes accès de connexion” et de réinitialiser votre mot de passe.

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Il convient d’aller dans l’espace assuré, puis de cliquer sur le bouton « ma première connexion ».

Vous devez rentrer votre numéro adhérent ainsi que votre code d’accès.

Puis suivre la procédure afin de créer votre mot de passe.

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Assurés | Télétransmission

C’est un échange de données entre la Sécurité Sociale et la mutuelle.

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Afin de bénéficier de la télétransmission, vous devez nous faire parvenir votre attestation de carte vitale à jour. Vous pouvez nous le transmettre via votre espace assuré ou sur l’application mobile.

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Il convient de nous adresser sa nouvelle attestation de carte vitale à jour. Suite à cela nous établirons la télétransmission avec la caisse de votre enfant et vous adresserons un nouvelle carte de tiers payant à jour.

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Il convient de contacter votre ancienne mutuelle et de demander la suppression de la télétransmission.

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A ce jour, Hemos Santé ne gère pas le double rattachement d’un enfant. Il convient de choisir le numéro de Sécurité Sociale avec lequel vous souhaitez la télétransmission

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Si vous ne souhaiter pas activité la télétransmission ou si vous souhaitez annuler la télétransmission avec Hémos Santé, il convient donc de nous contacter via votre espace assuré ou application mobile.

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Votre enfant a eu 16 ans et vient de reçevoir sa carte vitale.

Il peut utiliser sa propre carte vitale cependant son numéro n’est pas actif.

Il est toujours rattaché au numéro de sécurité sociale de l’un des deux parents.

Son numéro de sécurité sociale sera actif au jour de sa majorité, il faudra alors nous transmettre sa nouvelle attestation pour mettre à jour son dossier.

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Assurés | Mes garanties

Afin de percevoir vos remboursements de soins dentaire (couronne, bridge, implant..), vous devez nous transmettre une facture acquittée par votre dentiste.

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Il convient de nous transmettre le bordereau de facturation S3404, acquitté par votre établissement de soin.

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Vous pouvez télécharger votre tableau de garanties sur votre espace.

Si votre tableau de garanties ne s’y trouve pas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre bureau du personnel.

Vous retrouverez votre tableau de garanties dans l’onglet MES CONTRATS, puis une nouvelle fois MES CONTRATS.

Sélectionner l’assuré puis la garantie.

Vous pourrez télécharger le PDF correspondant à votre tableau de garanties.

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Afin d’obtenir votre remboursement pour un équipement optique, vous devez nous fournir votre facture acquittée ainsi que votre prescription médicale à jour.

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La validité d’une ordonnance dépend de l’âge.

L’ordonnance est valable 1 an pour les patients moins de 16 ans, 5 ans pour les patients de 16 à 42 ans et 3 ans pour les patients de plus de 42 ans.

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La validité d’une ordonnance de lentille dépend de l’âge du patient.

Elle est valable  1 an pour les patients de moins de 16 ans. En ce qui concerne les patients de plus de 16 ans, l’ordonnance est valable 3 ans.

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Le PMSS correspond au plafond mensuel de la sécurité sociale.

C’est un indice qui sert de base de calcul de plusieurs prestations notament sur les remboursements des mutuelles d’entreprise.

Pour l’année 2019 il est de 3377€, il sera de 3428€ pour l’année 2020.

Par exemple votre garantie prévoit un remboursement de 15% du PMSS pour votre remboursement optique.

Votre remboursement sera de 506.55€ pour l’année 2019.

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Une demande de prise en charge est un engagement entre votre professionnel de santé et votre complémentaire.

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Une demande de prise en charge optique est un engagement entre votre opticien et HEMOS SANTE.

Cette demande vous permet de connaitre vos garanties et vous évite de faire l’avance des frais.

Votre opticien ne peut réaliser qu’une seule demande.

Si celle-ci ne correspond pas, il convient à votre opticien d’annuler sa demande initiale et de refaire une nouvelle demande.

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Une demande de prise en charge est unique, elle génère un engagement entre le professionnel de santé et votre mutuelle.

En effet, elle donne le montant du remboursement qui sera accordé.

Le devis est une estimation de votre remboursement. Il n’y a donc pas d’engagement et plusieurs propositions peuvent être faites.

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Nous vous informons que nous interviendrons en complément de la sécurité sociale dans le cadre de l’épidémie du Coronavirus Covid-19. 

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Assurés | Cotisations

Une mise en demeure va vous être adressée pour régulariser votre situation.

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Pour modifier votre RIB, vous devez nous faire parvenir un nouveau mandat de prélèvement, accompagné de votre RIB. Vous pouvez désormais effectuer cette démarche via votre espace assuré ou l’application mobile.

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Vous pouvez effectuer la modification via votre espace assuré ou via l’application mobile.

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L’assuré principal du contrat peut effectuer une demande par mail ou par courrier en joignant le RIB associé.

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Vous venez de recevoir votre échéancier.

Il se compose de trois champs:

Le premier se trouvant à gauche de votre échéancier correspond au détail de vos cotisations, les frais de gestion, votre contrat de base incluant vos ayants droit et votre option si vous en avez une.

Le second à droite de votre échéancier correspond au montant des cotisations prélevées chaque mois par HEMOS SANTE.

Enfin le dernier champs reprend la cotisation annuelle totale comprenant les trois éléments cités ci-dessus. Ce montant n’est pas à régulariser en une seule fois, il correspond à vos douze échéances.

 

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Pour régulariser votre impayé, il faut procéder à un virement grâce aux coordonnées bancaires inscrites sur votre lettre de mise en demeure.

Ce montant correspond à 2 mois de cotisations.

La date butoir pour le règlement est inscrite en haut de votre courrier.

En revanche, vous ne pouvez pas régulariser votre cotisation par chèque ou par virement par téléphone.

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Assurés | Portabilité

Attestation retour à l’emploi à obtenir auprès de Pôle Emploi (joindre un exemple) pour l’ouverture du contrat de portabilité.

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Pour bénéficier de la portabilité, vous devez :

-Etre inscrits à pôle emploi 

-Pouvoir bénéficier de l’indemnisation du pôle emploi.

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Pour résilier le contrat de portabilité, vous devez nous en faire la demande. Vous pouvez, par conséquent, en faire la demande directement sur votre espace assuré ou encore sur l’application.

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La portabilité est au prorata de la durée du contrat de travail.  

Elle peut être d’un maximum de 12 mois.

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La portabilité est le maintien pendant 12 mois, des garanties des couvertures complémentaires santé et prévoyance.

C’est un contrat accessible suite à une fin de contrat de travail ( fin de CDD, rupture conventionnelle ). Il reprend donc les mêmes garanties avant le départ du salarié.

Aussi, la portabilité est un contrat totalement gratuit sous réserve d’être indemnisé par la pôle emploi.

 

 

 

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Assurés | Tiers Payant

C’est un dispositif qui permet à l’assuré de ne pas avancer les frais.

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Il convient de présenter votre carte de tiers payant au professionnel de santé.

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Vous disposez d’une application et d’un extranet sur lequel est disponible votre carte de tiers payant

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Vous pouvez obtenir une nouvelle carte de tiers payant sur votre espace assuré.

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Oui, rien ne change sur votre carte de tiers payant. Cependant, nous vous invitons à prendre contact avec nous afin de mettre à jour votre adresse postale.

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DRH

Votre salarié part en retraite. En fonction de votre assureur, le salarié,  peut bénéficier de la loi Evin ou d’un contrat particulier. Pour plus de renseignement, il convient de vous rapprocher de votre courtier.

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Il convient de procéder à la résiliation de votre salarié via votre espace entreprise.

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En fonction du motif de départ, votre salarié peut bénéficier de la portabilité. Mais le salarié doit être indemnisé par Pôle Emploi.

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Votre appel de prime trimestriel est accessible sur votre espace entreprise, dans la rubrique “Facture”.

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Je vous invite à regarder la vidéo de l’espace extranet entreprise sur notre page vidéos.

 

 

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DSN

La DSN regroupe toutes les informations issues du bulletin de paie, le détail des rémunérations versées, les cotisations à Pôle emploi ou à l’Urssaf, le collège (technicien, employé, cadre…) auquel se rattache le salarié, l’option qu’il a choisie en termes de couverture complémentaire.

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La fiche de paramétrage DSN est disponible sur net-entreprises.fr et est accessible à partir du tableau de bord en cliquant sur le lien « Accéder aux fiches de paramétrage ». Elles est téléchargeable au format .xml et .pdf.
Dans le cas contraire, nous vous invitons à contacter Yves-Marie au 02 49 10 12 83 ou dsn@hemossante.fr qui vous guidera pour obtenir votre fiche de paramétrage DSN ainsi qu’à finaliser le paramétrage de votre logiciel de paie si besoin.

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La DSN mensuelle et le paiement trimestriel sont compatibles car l’information du montant de la cotisation déclarée figure dans la DSN du dernier mois du trimestre à payer.

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Vous pouvez contacter Yves-Marie FOUILLARD ou encore envoyer un mail à dsn@hemossante.fr.

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La déclaration sociale nominative (DSN) ,  est un échange de données informatisé (EDI). Elle vise à remplacer la majorité des déclarations sociales françaises. Elles peuvent donc être périodiques ou événementielles, issues du système d’information de gestion des ressources humaines des employeurs .

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Courtiers

Nous travaillons avec la grande majorité des acteurs du marché et ouvrons régulièrement des nouvelles délégations de gestion.

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Vous bénéficiez d’un appui technique et commercial pour le suivi de votre portefeuille client.
Sur la partie commerciale, nous vous accompagnons en RDV chez vos clients pour présenter Hémos Santé, ses atouts et ses services.
Sur l’aspect technique et la gestion quotidienne de votre dossier, vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié joignable au 02 49 10 12 86 ou via formulaire.

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Hemos santé vous adresse un pack complet de souscription.

Celui-ci contient : livret d’information pour les salariés, fonctionnalités, coordonnées, tableau de garanties ou encore le bulletin d’adhésion (papier en ligne)

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Hémos s’engage à fournir une fois par an à chaque courtier ses comptes de résultat . A la demande , Hémos Santé peut également fournir des comptes de résultat trimestriels et semestriels .

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Contactez Mme MERRIEN (neetu.merrien@hemossante.fr) , chargée de clientèle . 

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Compagnies d'assurance

Assurance 

Hémos Santé a souscrit une garantit Responsabilité Civile, ainsi qu’une garantie financière pour l’activité de gestion déléguée. 

Lutte anti blanchiment et financement du terrorisme 

Hémos Santé a désigné un déclarant et un correspondant TRACFIN et a formé son personnel sur ce dispositif. 

Traitement des réclamations

Hémos Santé dispose d’un service dédié aux réclamations et d’une BAL dédiée. 

Les modalités d’information, y compris la médiation sont communiqués aux clients, assurés, prestataires, sur les documents de communication et à disposition sur le site Extranet. 

Secret médical 

Les équipes d’Hémos Santé sont sensibilisées et formées au secret médical et à la confidentialités des données. Chaque collaborateur s’engage à l’embauche à respecter ce dispositif en signant une charte. 

CNIL – RGPD

Hémos Santé a déclaré un délégué à la protection des données, et tient un registre des traitements RGPD.

CONTRÔLE INTERNE

Hémos Santé a mis en place un dispositif de contrôle interne et externe.

Des actions sont menées ;

  • selon un planning déterminé et structuré (typologie de contrôle, fréquence, durée du contrôle, date).
  • Des contrôles de second niveau sont également opérés.
  • Une politique de prévention et de détection est menée en interne

 

Un rapport d’activité est établi et remis au porteur de risque.

 

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PLAN DE CONTINUITE D’ACTIVITES (PCA) – SECURITE DES DONNEES

Hémos Santé a établi un plan de continuité d’activités : schéma, process, permettant en cas de survenance d’un d’évènement, de mettre en œuvre la reprise d’activité, dans les délais impartis.

D’autre part, une procédure de remontées d’incidents est également existante : traçabilité des incidents, délais de traitements, instance de traitements, clôture des incidents.

 

CARTOGRAPHIE DES RISQUES

Une cartographie des risques a été établie et mentionne la criticité du risque. Elle fait l’objet d’une MAJ selon les évolutions structurelles, techniques, et réglementaires.

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Un plan de formation Métier est déroulé pour chaque collaborateur. Il recense l’ensemble des activités de gestion et la durée d’apprentissage permettant d’atteindre les acquis.

Mensuellement, une évaluation des acquis est réalisée entre le Responsable de service et le collaborateur, afin de se situer sur l’avancement du savoir-faire technique.

De même, une évaluation est réalisée sur le Savoir Etre permettant une montée en compétences du collaborateur : intégration, communication/relations, organisation, autonomie.

Des formations internes et externes sont organisées en collaboration avec le service Ressources Humaines selon les budgets formations alloués et selon le contexte réglementaire.

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Nous disposons des outils de reporting tel que l’outil MAESTRO (SI) et FIDELITY REPORT (téléphonie) , base décisionnelle. HEMOS SANTE est en mesure d’extraire les données et de les restituer à chaque porteur de risque, selon la fréquence déterminée, autant sur la démographie, les contrats, les cotisations, les prestations…

 

Les données pouvant être restituées sont autant quantitatives que qualitatives.

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Hémos Santé fonctionne avec les normes suivantes :

  • Liquidations avec l’organisme de tiers payant ALMERYS partenaire d’Hémos Santé : norme B2
  • Restitutions au porteur de risque des prestations décaissées: PRDG, version Santé ADS version 2.8
  • Flux DSN opérationnels : fiches de paramétrage XML, réception des flux mensuels et évènementiels, déploiement de l’injection des déclarations des effectifs dans le SI.

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Des tableaux de bord à disposition dans l’outil de gestion, ainsi que des tableurs de reporting d’activité sont exploités par les managers et Direction, afin d’optimiser la gestion des stocks et répondre aux engagements fixés sur les délais de traitement.

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