Assureurs
Le respect des délais de remboursement
Nous travaillons dans le respect des cahiers des charges de délégation et mettons la priorité sur l’essentiel pour les assurés : des délais de remboursement courts.
Nous vous assurons des délais de traitements suivants :
- Frais médicaux télétransmis : moins de 24 heures
- Frais médicaux transmis via l’espace assuré ou courrier : 2 jours ouvrés
- Accord de prise en charge en instantané
- Devis : 2 jours ouvrés
- Gestion administrative du dossier santé (mise à jour, affiliation, résiliation, portabilité…) : entre 2 et 4 jours ouvrés
- Gestion administrative du dossier arrêt de travail : 2 jours ouvrés
Des coûts maîtrisés
Notre organisation, notre capital humain fidèle, notre expertise du métier de délégation de gestion et notre maturité digitale sont les éléments clé qui nous permettent de maîtriser nos coûts de gestion.
Un partenaire certifié conforme SOLVABILITE II
En tant que délégataire de gestion de frais de santé, Hémos garantit la transparence de ses informations et s’engage à fournir aux compagnies d’assurance tous les reportings réglementaires et les dispositifs de contrôle interne.
Des outils digitaux en déploiement constant
Hémos Santé conjugue le meilleur du digital et la relation client pour proposer un service alliant réactivité, traçabilité et personnalisation.
En intégrant le logiciel Starweb, Hémos a fait le choix de s’appuyer sur une référence majeure du monde des outils de gestion d’assurance (50 mutuelles clientes, 2 millions d’assurés gérés).
Grâce à la digitalisation, Hémos Santé est en mesure de proposer :
- une plus grande autonomie de l’assuré : pré-affiliation, consultation des remboursements, accès permanents aux contrats et garanties
- une dématérialisation des processus métier : réduction des actes papier, gain de temps, dépôt des actes de gestion sur l’extranet, cartes de tiers payant dématérialisées
- une amélioration de la production des gestionnaires : optimisation de la gestion des actes, suivi des demandes en multicanal.
Des équipes dédiées
A l’écoute des bénéficiaires, nos gestionnaires santé répondent à leurs demandes et les accompagnent dans leurs démarches de complémentaire santé.
Des référents métiers sont également à leur disposition afin de pouvoir répondre aux différentes interrogations techniques rencontrées.
En prévoyance, un pôle de gestion dédié et disponible pour répondre aux interrogations des interlocuteurs RH/Paie sur la gestion des arrêts de travail.
Des reportings à la demande
Auprès de vos interlocuteurs
Hémos Santé dispose d’un service de statistiques sur mesure. Au choix, nous vous faisons parvenir des données statistiques à la demande ou semestriellement. Nous pouvons personnaliser nos exports et les adapter à vos demandes.
Nous sommes en mesure de vous fournir les éléments suivants :
- Comptes de résultats
- Données concernant la démographie, les cotisations
- Rapports de sinistres sur prime
- Détails des prestations versées par poste de garantie
- Etc …
Une conformité réglementaires
par rapport aux exigences du marché
Retrouvez sur le portail EDIConformité toutes nos réponses à vos questions concernant le respect des obligations réglementaires (notre PCA, notre conformité RGPD, notre politique gel de avoirs/PPE, etc…)
personnes protégées
organismes d'assurance
décomptes traités mensuellement
FAQ Compagnie d’assurance
Les réponses à vos questions sur la délégation de gestion
Compagnies d'assurance
Mensuellement, nous vous adressons un état des cotisations encaissées ainsi que des prestations réglées.
Ponctuellement, et comme convenu dans le protocole établi ensemble, nous vous remontons :
- les dossiers soumis à certificats médicaux et/ou examens médicaux pour la poursuite d’indemnisation après accord,
- les dossiers dont le montant journalier d’indemnisation dépasse le seuil fixé,
- les dossiers qui entrent dans le cadre d’un recours contre tiers
- les dossiers n’ayant pas été indemnisés pour cause de déclaration tardive
- les dossiers qui ne rentrent pas dans le périmètre de notre délégation de gestion (décès, invalidité, arrêt de travail après rupture du contrat de travail, etc…)
Nous sommes également amenés à vous informer sur les éventuelles situations de contentieux, de redressement judiciaire, etc…
Des tableaux de bord sont à disposition dans l’outil de gestion. De même que des tableurs de reporting d’activité sont exploités par les managers et Direction. Le but étant d’optimiser la gestion des stocks afin de répondre aux engagements fixés sur les délais de traitement.
Hémos Santé fonctionne avec les normes suivantes :
- Liquidations avec l’organisme de tiers payant ALMERYS partenaire d’Hémos Santé : norme B2
- Restitutions au porteur de risque des prestations décaissées: PRDG version Santé ADS version 2.8
- Flux DSN opérationnels : fiches de paramétrage XML, réception des flux mensuels et évènementiels, déploiement de l’injection des déclarations des effectifs dans le SI.
Nous disposons des outils de reporting tel que l’outil MAESTRO (SI) et FIDELITY REPORT (téléphonie) , base décisionnelle. Hémos Santé est en mesure d’extraire les données et de les restituer à chaque porteur de risque. Hémos Santé peut les extraire selon la fréquence déterminée, autant sur la démographie, les contrats, les cotisations, les prestations…
Les données pouvant donc être restituées sont autant quantitatives que qualitatives.
Un plan de formation Métier est déroulé pour chaque collaborateur. Il recense l’ensemble des activités de gestion et la durée d’apprentissage permettant d’atteindre les acquis.
Mensuellement, une évaluation des acquis est réalisée entre le Responsable de service et le collaborateur, afin de se situer sur l’avancement du savoir-faire technique.
De même, une évaluation est réalisée sur le Savoir Etre. Elle permet une montée en compétences du collaborateur : intégration, communication/relations, organisation, ou encore autonomie.
Des formations internes et externes sont organisées en collaboration avec le service Ressources Humaines. Les formations sont organisées selon les budgets formations alloués et selon le contexte réglementaire.
Hémos Santé à déployé plusieurs actions pour répondre à la maîtrise des risques :
PLAN DE CONTINUITE D’ACTIVITES (PCA) – SECURITE DES DONNEES
Hémos Santé a établi un plan de continuité d’activités. Des schémas, process, permettant en cas de survenance d’un d’évènement, de mettre en œuvre la reprise d’activité et dans les délais impartis.
D’autre part, une procédure de remontées d’incidents est également existante : traçabilité des incidents, délais de traitements, instance de traitements, clôture des incidents.
CARTOGRAPHIE DES RISQUES
Une cartographie des risques a été établie et mentionne la criticité du risque. Elle fait l’objet d’une mise à jour selon les évolutions structurelles, techniques, et réglementaires.
Assurance
Hémos Santé a souscrit une garantie Responsabilité Civile ainsi qu’une garantie financière pour l’activité de gestion déléguée.
Lutte anti blanchiment et financement du terrorisme
Hémos Santé a désigné un déclarant et un correspondant TRACFIN. Le personnel est également formé sur ce dispositif.
Traitement des réclamations
Hémos Santé dispose également d’un service dédié aux réclamations et d’une boite mail dédiée.
Les modalités d’information, y compris la médiation sont communiquées aux clients, assurés où prestataires, sur les documents de communication et à disposition sur le site Extranet.
Secret médical
Les équipes d’Hémos Santé sont sensibilisées et formées au secret médical ainsi qu’à la confidentialités des données. Chaque collaborateur s’engage à l’embauche à respecter ce dispositif en signant une charte.
CNIL – RGPD
Hémos Santé a déclaré un délégué à la protection des données, et tient un registre des traitements RGPD.
CONTRÔLE INTERNE
Hémos Santé a mis en place un dispositif de contrôle interne et externe.
Des actions sont menées :
- selon un planning déterminé et structuré (typologie de contrôle, fréquence, durée du contrôle, date).
- Des contrôles de second niveau sont également opérés.
- Une politique de prévention et de détection est menée en interne
Hemos Santé, en tant que délégataire de gestion, établis un rapport d’activité et le remet au porteur de risque.